Betriebs­kos­ten­op­ti­mie­rung

Es lohnt sich, alle paar Jah­re das Leis­tungs­ver­zeich­nis aller Dienst­leis­ter auf den Prüf­stand zu stel­len und mit markt­üb­li­chen Prei­sen zu ver­glei­chen. Nicht alle Kos­ten­stei­ge­run­gen sind gerecht­fer­tigt. Oft hel­fen Kon­kur­renz­of­fer­ten oder Neu­ver­hand­lun­gen mit bestehen­den Dienst­leis­tern, um Kos­ten und Nut­zen wie­der ins Lot zu bekom­men. Nied­ri­ge Betriebs­kos­ten kom­men meist der Mie­ter­zu­frie­den­heit ent­ge­gen – schaf­fen zugleich aber auch mehr Akzep­tanz für mode­ra­te Miet­zins­er­hö­hun­gen.

Kos­ten­um­la­ge und  Ver­teil­schlüs­sel

Die Über­prü­fung der umla­ge­fä­hi­gen Kos­ten und dazu­ge­hö­ri­gen Ver­teil­schlüs­sel sorgt für mini­ma­le Rest­kos­ten die durch den Ver­mie­ter zu tra­gen sind – und sorgt für eine gerech­te Ver­tei­lung der Kos­ten im Haus.

Auch bei sau­be­rer Buch­hal­tung einer Lie­gen­schaft kön­nen sich teu­re Feh­ler bei der Umla­ge und Ver­tei­lung von Kos­ten ein­schlei­chen. Ver­wal­tungs­in­ten­si­ve Wider­sprü­che der Mie­ter sind eine mög­li­che Fol­ge. Nicht sel­ten gibt es aber auch Kos­ten durch ver­säum­te Umla­gen oder feh­ler­haf­te Ver­teil­schlüs­sel, die zu Las­ten der Ver­mie­ter­sei­te gehen. Dies weil in der Buch­hal­tung, bei einem Soft­ware­wech­sel oder Umstruk­tu­rie­rung von Miet­flä­chen Feh­ler gemacht wur­den. Weist eine Lie­gen­schaft einen nied­ri­gen Ertrag auf, obwohl Miet­hö­he und Betriebs­kos­ten übli­chen Wer­ten ent­spre­chen, kann das Pro­blem genau hier lie­gen – und wird nur durch eine ver­tief­te Über­prü­fung der Miet­ver­trä­ge, Kos­ten­um­la­gen und Ver­teil­schlüs­sel auf­ge­deckt.

Orga­ni­sa­ti­on

Ein effek­ti­ver Betrieb beinhal­tet auch einen mini­ma­len Admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand bei maxi­ma­ler Zufrie­den­heit aller Betei­lig­ten. Die Opti­mie­rung der Arbeits­pro­zes­se und kom­mu­ni­ka­ti­ven Schnitt­stel­len zwi­schen Ver­wal­tung, Eigen­tü­mer­schaft, Mieter:innen oder Genos­sen­schafts­mit­glie­dern setzt hier an. Wir beglei­ten in der Pla­nung und Umset­zung neu­er Struk­tu­ren und bei der gege­be­nen­falls nöti­gen Akqui­se neu­er Dienstleister:innen.

Im Ide­al­fall pas­sen Räu­me – deren Grös­se, Atmo­sphä­re und Lage im Haus – genau zu ihrer Nut­zung. Funk­tio­na­li­tät, kur­ze Wege und das Wohl­ge­fühl der Nut­zer- oder Bewohner:innen har­mo­nie­ren. Doch wenn sich Gewohn­hei­ten ändern, neue Bedürf­nis­se ent­ste­hen oder gar der Gesamt­or­ga­nis­mus reor­ga­ni­siert wird, sind räum­li­che Anpas­sun­gen unum­gäng­lich. Sol­che Bedürf­nis­se kön­nen neue Hob­by- oder Gäs­te­räu­me in bestehen­den Genos­sen­schaf­ten oder Stock­werk­ei­gen­tü­mer­schaf­ten sein, oder aber eine Umwand­lung von 3‑Zim­mer-Woh­nun­gen in Stu­di­os oder einer Erd­ge­schoss­woh­nung in ein Laden­lo­kal. In Büros kann es sich um mehr Bedarf an Sit­zungs­zim­mern, Rück­zugs­or­ten oder der Zusam­men­le­gung von ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen in ein gemein­sa­mes Gross­raum­bü­ro han­deln. Die Band­brei­te an Mass­nah­men reicht hier vom Umstel­len bestehen­der Möbel und Pflan­zen, über klei­ne Umbau­ten, bis zum Erwei­te­rungs­bau oder Umzug. 

Am Anfang sol­cher Pro­zes­se steht immer eine Bedarfs­ana­ly­se: wie­viel Raum braucht es für was? Wie ste­hen die Nut­zun­gen orga­ni­sa­to­risch in Zusam­men­hang? Wel­che räum­li­chen Qua­li­tä­ten sol­len die Räu­me auf­wei­sen? Phi­lo­si­mo hilft Ihnen, Ihre Bedürf­nis­se zu ana­ly­sie­ren, Plä­ne zu ent­wer­fen und ihre Räum­lich­kei­ten ent­spre­chen anzu­pas­sen. Bei Bedarf wer­den Bewohner:innen oder Mitarbeiter:innen in Work­shops in den Pro­zess mit ein­ge­bun­den.

Ziel ist eine nach­hal­ti­ge Nut­zungs­op­ti­mie­rung: res­sour­cen­scho­nend mit so wenig wie mög­li­chen bau­li­chen Ein­grif­fen. Vor allem aber lang­fris­tig funk­tio­nal und fle­xi­bel zu gleich – denn die nächs­te Ver­än­de­rung kommt bestimmt.

Im Fokus jeder bau­li­chen Mass­nah­me steht dabei der Mehr­wert für Nut­zer- und Eigentümer:innen, sowie ein aus­ge­wo­ge­nes Ver­hält­nis zu Kos­ten und öko­lo­gi­schen Fra­gen.

Am Anfang bau­li­cher Mach­bar­keits­stu­di­en steht oft das Bedürf­nis, bestehen­de Räu­me künf­tig anders zu nut­zen – oder zusätz­li­chen Raum für Woh­nen, Arbeit oder neue Nut­zun­gen zu schaf­fen. Mit­tels einer Stu­die soll her­aus­ge­fun­den wer­den, ob dies räum­lich und bau­lich mit der bestehen­den Lie­gen­schaft oder durch einen Umbau oder Erwei­te­rung, oder gar Neu­bau, zu machen ist.

Den Rah­men der Mach­bar­keit bil­det immer die Grös­se des Grund­stücks und der etwa­ige bestehen­de Bau sowie bau­recht­li­che Vor­schrif­ten. Das Ziel der Stu­die wird durch Ihre Bedürf­nis­se defi­niert.

Mach­bar­keits­stu­di­en kön­nen daher von zwei Sei­ten gedacht wer­den: 

Ers­tens: Sie haben ein räum­li­ches Bedürf­nis und die Mach­bar­keits­stu­die prüft ob oder wie sich dies mit Ihrem Bestand und Grund­stück rea­li­sie­ren lässt. In die­sem Fall beginnt die Mach­bar­keits­stu­die mit einer Bedürf­nis­ana­ly­se: Wel­che Art von neu­er Nut­zung wün­schen Sie und was braucht es dafür bau­lich? 

Zwei­tens: es geht um das Aus­lo­ten mög­li­cher Aus­nut­zungs­re­ser­ven Ihres Grund­stücks und des­sen Bestands­bau­ten mit dem Ziel, räum­li­che Ver­dich­tungs­po­ten­tia­le nutz­bar zu machen. Bau­recht­lich mög­li­che aber bis­her nicht gebau­te Volu­men wer­den auf­ge­zeigt. Je nach Grös­se der Reser­ven wer­den An- und Erwei­te­rungs­bau­ten oder Auf­sto­ckun­gen sche­ma­tisch ent­wor­fen. In Fol­ge ent­wi­ckelt Phi­lo­si­mo mit Ihnen Ideen, ob und wie die­se Reser­ven für alle mehr­wert­brin­gend genutzt wer­den könn­ten.

Für bei­de Wege gilt: ist die bau­li­che Mach­bar­keit belegt und die Umset­zung von Ihnen gewünscht, kann eine Kos­ten­schät­zung fol­gen. Schei­nen die Kos­ten in gesun­dem Ver­hält­nis zum erwart­ba­ren Resul­tat, kann Phi­lo­si­mo Sie in allen wei­te­ren Schrit­ten beglei­ten.

Grund­la­ge jedes Sanie­rungs­fahr­plans ist die Gebäu­de­zu­stands­ana­ly­se (sie­he «Ana­ly­sen»). Aus Bau­jahr, aktu­el­lem Zustand und erwar­tungs­ge­mäs­ser Lebens­dau­er jedes Bau­teils ergibt sich ein opti­ma­ler Instand­set­zungs­zeit­punkt – sprich, der Moment, an dem das Bau­teil ersetzt oder total­sa­niert wer­den soll­te. Für die Sanie­rungs­mass­nah­men wer­den die jewei­lig zu erwar­ten­den Inves­ti­ti­ons­kos­ten holis­tisch geschätzt. Die nöti­gen bau­li­chen Mass­nah­men kön­nen sodann in orga­ni­sa­to­risch sinn­vol­le Pro­jekt­bün­del zusam­men­ge­fasst wer­den. Für die Ein­zel­mass­nah­men resp. Sanie­rungs­pro­jek­te wird eine ent­spre­chen­de Finanz­pla­nung erstellt, wel­che der Rück­la­gen­bil­dung für die nöti­ge Liqui­di­tät dient. Der Betrach­tungs­ho­ri­zont bezieht sich dabei auf holis­ti­sche Ver­gleichs­wer­te und Schät­zun­gen und dient vor allem der ganz­heit­li­chen Über­sicht für grös­se­re Immo­bi­li­en­be­stän­de. Für Ein­zel­lie­gen­schaf­ten kann der Fahr­plan eine ers­te Ori­en­tie­rung für Mass­nah­men und die Rück­la­gen­bil­dung im Äuf­nungs­fond bie­ten. 

Den idea­len Zeit­punkt einer Teil- oder Total­sa­nie­rung gibt es nicht. Viel­mehr ist die­ser von Ihrer Immo­bi­li­en­stra­te­gie, von Ihren Vor­stel­lun­gen über den gewünsch­ten Gebäu­de­zu­stand, Ihre öko­lo­gi­schen und sozia­len Ziel­set­zun­gen und die finan­zi­el­len Mit­tel abhän­gig. Ob Sie jetzt das gan­ze Gebäu­de öko­lo­gisch sanie­ren und damit den betrieb­li­chen öko­lo­gi­schen Fuss­ab­druck und Ver­brauchs­kos­ten mini­mie­ren, oder lie­ber alles so lang wie mög­lich hin­aus­schie­ben und damit Mie­ten, Inves­ti­ti­ons­kos­ten und den Ver­brauch grau­er Ener­gie nied­rig hal­ten, ist Ihre per­sön­li­che Ent­schei­dung. Phi­lo­si­mo unter­stützt Sie bei der Ent­wick­lung Ihres per­sön­li­chen Sanie­rungs­fahr­plans (sie­he «Stra­te­gien»).